Un comité social et économique (CSE) doit être mis en place dans toutes les entreprises d’au moins 11 salariés depuis le 1er janvier 2020. Il vise à simplifier le fonctionnement des entreprises en réunissant trois instances : le comité d’entreprise (CE), les délégués du personnel et le comité d’hygiène et de sécurité (CHSCT). Comment fonctionne ce CSE ? Quel doit être votre budget CSE et comment le calculer ? Enfin, comment bien utiliser ce budget dédié aux activités sociales et culturelles (ASC) ? 

Voici tout ce qu’il y a à savoir sur le CSE et son budget

Le rôle du comité social et économique est de garantir une expression collective des salariés d’une entreprise en favorisant la prise en compte de leurs intérêts dans l’ensemble des décisions de l’entreprise relatives à son évolution économique et financière, son organisation et la formation professionnelle. Il a également pour mission d’assurer le bien-être des salariés, notamment en leur proposant divers avantages CSE. 

Il est composé de membres élus dont le nombre ainsi que la quantité mensuelle d’heures de délégations sont fixés par les dispositions de l’article R.2314-1 du code du travail en fonction de l’effectif salarié de l’entreprise. 

Le Comité Social et Économique peut être mis en place au niveau de l’entreprise, dès lors que la condition d’effectif le préconise, ou des établissements distincts. 

Si des problèmes communs, par leur nature et leur importance, aux entreprises d’un même site ou d’une même zone le justifient, le CSE peut aussi être déployé au niveau interentreprises ou au niveau d’une unité économique et sociale (UES) en cas d’accord collectif interentreprises décidé entre les différents employeurs et les organisations syndicales représentatives. 

Les raisons d’être du CSE sont nombreuses : bien-être des employés, amélioration de leur pouvoir d’achat, réductions diverses, etc. 

Les conditions de travail de leurs salariés préoccupent de plus en plus les chefs d’entreprises qui y voient, à juste titre, un moyen de fidéliser leurs collaborateurs, de limiter l’absentéisme et le turnover.

La question du budget du CSE est fondamentale.

Le budget CSE est subdivisé en deux budgets : un budget de fonctionnement pour les dépenses de fonctionnement et un budget d’oeuvres sociales pour les activités sociales et culturelles. 

Les deux comptabilités doivent être tenues distinctes. Les obligations comptables de transparence financière qui s’imposaient au Comité d’Entreprise ont été répliquées à l’identique en ce qui concerne le CSE.

Le montant de ce budget va également dépendre de la taille de l’effectif salarié de l’entreprise. 

Les entreprises de 11 à 49 salariés, afin de pouvoir mener à bien leurs actions en faveur des salariés, notamment les actions socioculturelles, disposent d’un crédit d’heures, d’un local, d’un droit de réunion, d’un droit à l’affichage, etc. 

Des moyens spécifiques différents concernent les entreprises de plus de 50 salariés, en particulier le droit d’obtenir une subvention pour le fonctionnement du CSE. 

Quelle que soit la taille de l’entreprise, des dispositions plus favorables peuvent être conclues par accords collectifs ou résulter des usages.

C’est l’employeur qui finance le CSE et, en conformité avec le Code du travail, ce montant correspond à 0,2% minimum de la masse salariale brute (0,22% pour les entreprises de plus de 2000 salariés). Cette subvention doit pouvoir assurer le bon fonctionnement du CSE. Le taux peut être supérieur si l’entreprise le souhaite et/ou sur convention collective.

Attention, cette subvention n’est plus redevable si l’employeur a déjà fait bénéficier les membres du CSE d’une prise en charge de frais et des moyens (frais de déplacement, achat de fournitures, formations, etc.) équivalents à 0,2% (et 0,22) de la masse salariale brute.

Le CSE est le seul à gérer cette subvention, l’employeur ne doit pas décider des dépenses.

La tenue rigoureuse d’une comptabilité permet de justifier l’utilisation des budgets alloués auprès des salariés mais aussi du chef d’entreprise. 

Les élues peuvent s’enquérir de la situation financière du comité social et économique et le piloter avec plus d’efficacité. Toutes les pièces comptables (factures, notes de frais, etc.) du CSE doivent être enregistrées et présentées en cas de contrôle de l’employeur. 

Les budgets de fonctionnement et d’oeuvres sociales doivent faire l’objet d’une comptabilité détaillée et distincte. Suivant la taille du CSE (nombre de salariés, ressources annuelles, total du bilan) la présentation des comptes peut varier.

La responsabilité des déclarations et du versement des cotisations sociales, pour les avantages alloués par le CSE ne bénéficiant pas d’une mesure d’exonération, incombe à l’employeur et non au CSE. A noter que ces avantages alloués par le CSE qui sont non exonérés doivent apparaître sur le bulletin de paie.

L’employeur doit donc pouvoir disposer des différents documents comptables du CSE qui lui communique tous les éléments nécessaires au respect de cette obligation.

Les avantages dont la nature est de favoriser ou d’améliorer les activités extra-professionnelles, sociales ou culturelles bénéficient, dans une limite annuelle,  d’une exonération de charges. 

Cette tolérance ministérielle concerne les activités de détente (chèques-culture, bons d’achat, réductions tarifaires pour les spectacles), de sport (réductions tarifaires) et les loisirs (réductions voyage, participation aux vacances). 

Pour être exonérés, ces avantages : 

• ne doivent pas être le fait d’une obligation légale ou conventionnelle de l’employeur 
• doivent améliorer la qualité de vie ou de travail des salariés, sans discrimination
• ne doivent pas être d’un montant global qui excède 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale

Certaines exonérations reposent sur des dispositions légales ou réglementaires (le financement des services à la personne par exemple), d’autres relèvent de la jurisprudence. (Les secours par exemple).

Cependant, les sommes allouées à l’occasion du travail ainsi que les compléments de salaire qui seraient distribués par le CSE ne peuvent être affectées aux activités sociales et culturelles, et donc ne peuvent profiter du régime d’exonération lié.

Le budget du CSE est encadré par le Code du travail. Les articles L2315-61 à L2315-62 énoncent les règles qui encadrent le budget de fonctionnement, et celles qui autorisent le transfert d’un budget à l’autre. Les articles L2312-81 à L2312-84 énoncent les règles concernant le budget des activités sociales et culturelles. 

Par délibération, les membres du CSE peuvent choisir de réserver une partie du budget de fonctionnement au financement de la formation des délégués syndicaux de l’entreprise. 

Pour les entreprises de moins de 50 salariés, l’employeur n’est pas tenu à l’octroi d’une subvention dédiée au fonctionnement du CSE. Un CSE à attributions réduites (entre 11 et 49 salariés) doit cependant être mis en place. Sous réserve d’un accord collectif, ou par usage, ce CSE peut gérer les activités sociales et culturelles. Faute d’accord collectif ou d’usages, la gestion des ASC est alors assurée par l’entreprise elle-même. 

À lire aussi : Compte CSE : Définition et mise en place‍

Qu’est-ce que le budget de fonctionnement ? 

Il doit permettre une autonomie de fonctionnement du CSE. Le budget de fonctionnement couvre les frais administratifs du CSE, les dépenses dites courantes, ainsi que les expert qui y travaillent. Afin d’être aidé dans leurs missions et notamment pour l’établissement de la comptabilité, le financement des honoraires d’un expert (expert-comptable, juriste) via le budget de fonctionnement du CSE est fixé à 20% (articles L. 2315-80, L. 2315-87 et L. 2315-88 du Code du travail).

Le gouvernement a tenu à donner au CSE tous les moyens nécessaires à l’exécution de ses missions. Un recours supplémentaire pour financer l’assistance d’experts a été rendu possible. Si les conditions suivantes sont réunies : 

• le CSE manque de moyens pour financer les services d’un expert 
• aucun transfert du budget de fonctionnement vers les ASC n’a été effectué durant les 3 dernières années 
• un tel transfert n’est pas prévu dans les 3 années à venir 

Alors l’employeur devra financer la prise en charge des honoraires de l’expert.

Cette subvention qui constitue le budget de fonctionnement est versée par l’employeur et elle s’ajoute à celle qui est destinée aux activités culturelles.

La détermination du montant du budget de fonctionnement des CSE obéit à des règles strictes qui dépendent de l’effectif salarié de l’entreprise. 

Le budget de fonctionnement est alors établi à 0,2% de la masse salariale brute. Cette subvention de fonctionnement est versée par l’employeur. Pour les entreprises d’au moins 2000 salariés, ce taux alloué au budget de fonctionnement s’élève à 0,22%.

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, il n’existe pas de budget spécifique pour le fonctionnement du CSE puisque le CSE n’a pas d’existence en tant que personne morale. Il ne peut dès lors pas disposer de subventions directes allouées par l’employeur. De plus le Code du travail ne prévoit pas de subvention individuelle versée aux élues par l’employeur. Les membres élus du CSE conservent toutefois un certain nombre de droits. Ils ont en effet droit au financement, par l’employeur, de : 

• leur formation obligatoire en santé, sécurité et conditions de travail 
• d’un local ainsi que du matériel indispensable à l’accomplissement de leurs missions (par exemple des documentations juridiques)
  

Selon l’article L2315-61du Code du travail,le budget annuel du fonctionnement du CSE est fixé au prorata de la masse salariale brute soit  0,2 % de la masse salariale brute dans les entreprises de 50 à moins de 2 000 salariés. Au-delà de 2 000 salariés, il a été porté à 0,22 % par les ordonnances Macron.

L’assiette de calcul du budget cse se fait à partir des déclarations sociales nominatives (déclarations DNS) et les indemnités de rupture ne sont plus comptabilisées.

Il couvre les dépenses engagées par le CSE pour son fonctionnement ainsi que la réalisation de ses attributions économiques et professionnelles. On trouve par exemple dans ces dépenses les frais de déplacement des membres du CSE nécessaires à l’accomplissement de leurs missions, les frais d’impression et de diffusion des communiqués réalisés à l’attention des salariés de l’entreprise, le financement d’un expert-comptable engagé dans un cadre consultatif. 

La plateforme CE CSE HappyPal peut vous aider à optimiser le pilotage de votre budget de fonctionnement. 

Qu’est ce que le budget d’activités sociales et culturelles du CSE ? 

Colonies de vacances, crèche d’entreprise,  activités sportives, sorties au musée et au théâtre, financement d’une partie des tickets-restaurant, financement d’une partie de la mutuelle,etc. Anciennement prises en charge par les comités d’entreprise, ces activités sociales et culturelles sont désormais du ressort du CSE. 

La fonction de ce budget lié aux activités sociales et culturelles (ASC) est d’améliorer les conditions de vie des salariés et le bien-être au travail. Il va subventionner, par exemple, la billetterie, offrir des chèques cadeaux, des remises voyage, etc. Stagiaires et salariés de l’entreprise peuvent en bénéficier, mais aussi les conjoints et enfants, et même les anciens salariés. 

Dans le cas des entreprises de moins de 50 salariés, le budget dédiés aux oeuvres sociales n’est pas obligatoire. En effet, seuls les CSE disposant d’une personnalité civile, c’est-à-dire de droits propres et distincts, bénéficient d’un budget obligatoire. (Article L. 2315-19 du Code du travail). Le chef d’entreprise peut toutefois décider d’accorder un budget aux activités sociales et culturelles. 

La mission du CSE dans une entreprise de moins de 50 salariés consiste principalement dans la délégation du personnel. C’est-à-dire, faire remonter à l’employeur les différentes réclamations des salariés, mais aussi se charger des missions en rapport avec la protection sanitaire des salariés (assistance lors d’un accident du travail, réalisation d’enquêtes, etc.) 

Dans le cas des entreprises de plus de 50 salariés, la détermination du budget des ASC est fixé par les acteurs de l’entreprise, par accord d’entreprise. En cas de désaccord, le montant ne peut être inférieur à celui de l’année précédente. Et en cas d’accord entre les membres du CSE, ce budget des ASC peut être inférieur à celui de l’année précédente. 

Nous vous conseillons de consulter également notre article sur le sujet du calcul du budget des oeuvres sociales.

A la différence du budget de fonctionnement du CSE, qui est obligatoire, celui dédié aux activités sociales et culturelles est facultatif. Les règles encadrant le calcul du budget des activités sociales et culturelles (ASC) ont été, pour l’essentiel, maintenues par les ordonnances Macron. C’est d’abord par accord d’entreprise (ordonnance de septembre 2017, article L 2312-81) que la contribution chaque année est fixée. A défaut d’un tel accord, prévaut alors un principe de continuité selon lequel la contribution “ne peut être inférieure au total le plus élevé des sommes affectées aux dépenses sociales de l’entreprise atteint au cours des trois dernières années”.

De plus, il est désormais possible d’allouer aux ASC une partie de l’excédent du budget de fonctionnement, dans la limite de 10 % de cet excédent (article R2315-31-1). Le calcul est fait après la clôture comptable. Ce transfert s’ajoute à la subvention allouée aux ASC. Il doit être voté en délibération plénière par les membres du CSE, et l’employeur ne peut pas voter. L’excédent peut également être versé sous forme de don à des associations caritatives.

Les prestations liées aux activités sociales et culturelles ne sont pas toutes encadrées de la même façon, et certaines sont soumises aux cotisations de sécurité sociale et d’autres ne le sont pas. 

Le budget des oeuvres sociales CSE présente davantage de complexités de gestion que celui alloué au fonctionnement CSE. Les membres du CSE doivent tenir compte des demandes des salariés, et il est important de parvenir à lisser le budget sur l’ensemble de l’année.

L’article R2312-35 du Code du travail  fixe les motifs d’utilisation du budget socioculturel au bénéfice des salariés ou anciens salariés de l'entreprise et de leur famille. On y trouve des postes tels : 

• les institutions sociales de retraite et les sociétés de prévoyance 
• les activités favorisant le bien-être (cantines, coopératives de consommation, logements, jardins familiaux,  crèches, colonies de vacances, billetterie )
• l’organisation de loisirs et de pratiques sportives 
• l’apprentissage et la formation
• les services sociaux liés à la santé, à la sécurité, et la promotion des réalisations sociales décidées par le comité social et économique et par l'employeur. 

Pour un employeur, ce budget alloué aux oeuvres sociales et culturelles revête une grande importance. D’une part il constitue une véritable attractivité à l’embauche du salarié puis pour le conserver et donc minimiser le turn-over. Aussi, les activités visant au bien être des salariés ne peuvent que renforcer la cohésion des équipes et donc augmenter sa productivité indirectement. 

D’autre part, en matières de charges sociales et de coûts, c’est une aubaine puisque les dépenses affectées aux activités sociales et culturelles (les oeuvres sociales) sont pour l’essentiel exonérées de charges et cotisations sociales. Il n’y a donc pas de surcoût pour l’employeur et le montant net équivaut alors au montant brut pour les salariés. 

Ces deux enjeux étant parfois mis de côté aux premiers abords doivent être pris en compte par l’employeur. L’élu CSE ou la personne en charge a alors un rôle à jouer pour faire prendre conscience à l’employeur qu’une stratégie d’amélioration des ASC doit être élaborée et appliquée pour participer à la croissance de l'entreprise.

Afin d’optimiser le pilotage du CSE et de ses missions, il est fortement recommandé d’élaborer un budget prévisionnel. Il s’agit d’un tableau financier qui recense l’ensemble des dépenses et des recettes du CSE pour l’année actuelle ou à venir. Chaque exercice correspondant généralement à une année civile et fiscale. Cette feuille de route à suivre pour bien tenir ses comptes permet au CSE d'équilibrer son budget et d’éviter des dépenses inconsidérées.

Le mieux est d’établir un budget prévisionnel des activités sociales et culturelles d’une part, et d’autre part un budget prévisionnel de fonctionnement.

Il suffit de reporter dans le budget prévisionnel le montant de la subvention de l’année précédente, de lister les différentes activités, leurs coûts, et éventuellement de tester la faisabilité de nouvelles activités. 

Voici un exemple de budget prévisionnel d’un CSE pour ses activités sociales et culturelles : 

Il n’est pas toujours aisé de piloter au mieux les dépenses du CSE. Les élus CSE doivent satisfaire les besoins et les souhaits des salariés sans “griller” leur budget et en s’arrangeant pour lisser les dépenses tout au long de l’année. Pour gérer au mieux le budget CSE, quelques conseils de base sont à observer : 

• Ne pas investir dans des fournitures ou des matériaux inutiles 
• Choisir avec soin des prestataires de confiance 
• Équilibrer les dépenses sur l’année
• Avoir recours à une gestion externalisée (avantages salariés, administratif, comptabilité) 

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