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Budget ASC CSE : Financer les Activités sociales et culturelles

Le Comité Social et Économique (CSE) correspond à une instance unique de représentation du personnel. Pour réaliser ses différentes missions le CSE dispose de deux budgets : un budget de fonctionnement et un budget d'oeuvres sociales dédié aux Activités Sociales et Culturelles (ASC) de l’entreprise.

Ce dernier, destiné aux ASC, permet aux élus CSE d’améliorer les conditions de vie des salariés en participant notamment à l’amélioration de leur pouvoir d’achat. Cependant de nouvelles règles sont en place et il est important de les respecter pour éviter les erreurs.

Nous aborderons dans cet article :

Définition du budget Activités Sociales et Culturelles

Le budget ASC finance les activités sociales et culturelles. Concrètement, il permet de financer les avantages offerts aux salariés. Il est déterminé et géré par le Comité social et économique (CSE).

Toutes les entreprises de plus de 11 salariés sont tenues par la loi de mettre en place un CSE depuis le 1er Janvier 2020. Seules les entreprises de plus de 50 salariés ont en revanche l’obligation de déployer des budgets pour les CSE.

Afin d’accomplir sa mission indépendamment du reste de l’entreprise, le CSE dispose de deux budgets distincts : le budget de fonctionnement et le budget destiné aux activités sociales et culturelles (ASC).

Le second budget sert à améliorer les conditions de vie et de travail des salariés. Des règles ont été fixées afin de déterminer les modalités de création et de gestion du budget des activités sociales et culturelles.

Ainsi, les modalités du budget sont prévues au sein du règlement intérieur du Comité social et économique.

En 2013, selon une estimation du ministère du travail, le budget dédié aux activités sociales et culturelles représentait 0,8 % de la masse salariale des entreprises.

Qui finance les activités sociales et culturelles du CE / CSE ?

C’est à l’employeur qu’il incombe de débloquer le financement des ASC via le CSE.

Dans un premier temps, l’employeur alloue un budget au CSE qui aura ensuite à charge de l’allouer au mieux entre les avantages collectifs et individuels aux salariés.

La mise à disposition des ressources se fait au moyen d’un versement annuel. Il peut être réalisé en une ou plusieurs fois. L’essentiel étant que les modalités de versement n'altèrent pas la bonne gestion du CSE.

En cas de suspension d’activité du CSE, l’employeur est tenu de continuer à verser cette subvention.

En cas de création d’un nouveau CSE, les nouveaux élus pourront demander à disposer du montant non versé lors de la carence.

A lire aussi : Budget CSE : comment le calculer facilement ? (prévisionnel inclus)

Qui peut bénéficier des ASC ?

Selon l’article L. 1132-1 du Code du travail les ASC doivent être attribuées à toutes et à tous sans discrimination. Les critères tels que l’âge, le sexe, l’origine ethnique, la religion ou le poste occupé sont discriminatoires. Par exemple, le CSE ne peut pas réserver au seul bénéfice des femmes une prime de crèche ou une prime de naissance.

De fait, tous les salariés peuvent bénéficier des ASC, y compris les titulaires de contrats aidés, de CDD et les salariés à temps partiel.

En revanche, une condition d’ancienneté peut être mise en place. Elle s’applique à l’ensemble des salariés de l’entreprise.

Par ailleurs, les stagiaires en entreprise ne sont pas liés par un contrat de travail à l’employeur. Ils ne sont donc pas bénéficiaires de droit des ASC du CSE.

Les ASC peuvent être distribuées au bénéfice des salariés ou de leur famille. Les membres de la famille du salarié sont notamment ceux qui vivent au foyer et ceux dont il a la charge effective. Les ascendants du salarié peuvent également bénéficier des œuvres sociales du CSE dans les conditions qu’il aura déterminées.

Comment se calcule le budget des ASC ?

Le transfert du budget de fonctionnement CSE vers les ASC

Un budget de fonctionnement est obligatoirement alloué à tous les CSE d’entreprises de plus de 50 salariés. Ce n’est pas le cas du budget ASC. Il est facultatif. La subvention offerte pour les ASC est déterminée par accord d’entreprise. Elle ne peut toutefois pas être inférieure au montant de l’année précédente.

Depuis que le CE est devenu le CSE, ce dernier peut transférer des fonds aux ASC. Deux options existent :

  • Le CSE transfère tout ou partie du montant de l’excédent annuel du budget des ASC au budget de fonctionnement ou à des associations, dans la limite de 10 % de l’excédent ;
  • Tout ou partie du montant de l’excédent annuel du budget de fonctionnement au financement des ASC, dans la limite de 10 % de l’excédent.

La décision doit être prise après délibération du CSE en assemblée plénière. L’employeur ne peut pas voter.

Le 15 mai 2020, les députés ont adopté un projet de loi permettant aux CSE de transférer jusqu’à 50 % du reliquat du budget de fonctionnement vers les ASC. Cette nouvelle loi devrait s’appliquer à la date du 10 janvier 2021. 

Pour les entreprises avec un seul CSE 

Pour établir le montant de la subvention ASC, deux critères peuvent être pris en compte :

  • L’année de référence : sur les trois dernières années, c’est celle où la subvention a été la plus élevée. Le montant alloué ne peut pas être inférieur au versement observé lors de l’année de référence (art. L2323-86) ;
  • La masse salariale : il s’agit du pourcentage de l’apport financier versé l’année précédente sur la masse salariale. Ce rapport devra être comptant, le montant évoluant proportionnellement à la fluctuation de la masse salariale.

Pour les entreprises ayant plusieurs CSE dont un central

En cas de pluralité d’établissements, la subvention se partage à hauteur de l’effectif de chaque établissement. La répartition pourra être faite en fonction de la masse salariale ou se baser sur les deux critères en même temps (année de référence + masse salariale).

Un accord à l’amiable peut également être trouvé entre tous les établissements.

Comment fonctionnent les répartitions au sein du budget ASC ?

Le budget des ASC peut être scindé en 3 catégories :

Les prestations non soumises à cotisations :

Les prestations en espèces ou en nature versées à des salariés ne sont pas soumises à cotisations quand elles se rattachent directement aux activités sociales et culturelles ou en l’absence de CSE dans les entreprises de moins de 50 salariés.

Les exonérations les plus courantes :

  • aides attribuées aux salariés pour financer des services à la personne ;
  • chèques-vacances dans les entreprises de moins de 50 salariés ;
  • activités de détente (les chèques-lire, chèques-disques, chèques-culture, bons d’achat, réductions pour les spectacles) ;
  • activités sportives (réductions pour la pratique sportive) ;
  • activités de loisir (participation aux vacances, réductions pour les voyages).

Les prestations soumises à cotisations :

Les prestations allouées par le CSE ou directement par l’employeur sont soumises aux cotisations de Sécurité sociale. 

Les principales prestations soumises à cotisations :

  • sommes versées pour le compte de l’employeur, en application d’une obligation légale ou contractuelle de l’employeur ;
  • complément de rémunération ;
  • sommes versées aux salariés de manière automatique et non personnalisée.

Ces prestations peuvent être :

  • les primes de fêtes (fête des mères, des pères, de Noël...) ;
  • les primes de vacances ;
  • les primes de préretraite, retraite.

Les prestations soumises ou exonérées de cotisations selon les cas.

Certaines prestations peuvent être exonérées de cotisations en fonction des cas. C’est l’URSSAF qui est en charge d’évaluer si ces prestations doivent être exonérées de cotisations ou non.

Ces prestations sont notamment :

  • la cantine, les titres-restaurant ;
  • les gratifications allouées à l’occasion de la remise de médailles du travail (ainsi que les primes versées concomitamment) ;
  • les prêts consentis aux salariés.

Comment dépenser le budget des activités sociales et culturelles ?

Billetterie & spectacle :

Distribution de billets pour différents événements, comme les billetteries Cadhoc ou Chèque Culture

Le chèque culture peut être distribué à tout moment de l’année et n’a pas de limite de montant. Il est très utilisé au moment de la clôture des comptes des CSE. Il sert à promouvoir les biens et services culturels notamment les sorties culturelles (musée, théâtre, cinéma, concert..). Le chèque culturel doit obligatoirement être distribué à l’ensemble des salariés.

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Vacances & voyages :

Sorties et week-ends touristiques, séjours linguistiques, Club Med, Center Parc, Transgallia, Primoloisirs...

Offrir un voyage aux salariés, c’est la garantie de leur satisfaction et d’une augmentation de leur motivation. Le budget alloué par salarié est très variable selon le type de destination : en France ou à l’étranger, à la mer, à la campagne...

Afin de veiller à l’équilibre du budget du CSE, il convient de déterminer le budget des activités sociales et culturelles dès le départ, puis le budget que les salariés souhaitent mettre pour le voyage.

Détente, loisirs & culture :

Parc d'attraction, repas du personnel, activités sportives, cinéma, bibliothèques, club photos, arbres de Noël… Promoparcs, Aventure Floreval, Puy du Fou, Parc Astérix, Parc du futuroscope, Kinepolis…

Bons d'achats :

Offre promotionnelle, chèque-cadeau, réduction boutiques et magasins… C'kdo, Chèque Lire, tickets restaurants kadéos… 

Pour allouer des bons d’achat ou des chèques-cadeaux, le CSE doit respecter quelques règles de l’URSSAF : les règles d’exonérations (distribuer pendant la temporalité des 11 événements URSSAF) et ne pas dépasser 171 € par salarié et par événements.

Lire aussi : Cheque cadeaux et URSSAF : la règlementation 2020 simplifiée

Comment éviter tous risques avec l’URSSAF ?

Si l’URSSAF vient contrôler une société, il contrôlera également les prestations ASC ainsi que les dépenses du CSE. L’administration contrôle notamment pour vérifier que l’entreprise ne profite pas du CSE pour donner de la rémunération sans payer de cotisations. L’URSSAF contrôle également l’indépendance des deux budgets du CSE.

Le risque de redressement est supporté par l’employeur et non par le CSE. C’est donc lui qui est redressé en cas d’application erronée d’une exonération.

Si le contrôleur estime qu’il y a des anomalies, il décide du redressement. La notification est alors adressée à l’employeur. Celui-ci pourra se faire rembourser par le comité social et économique. Le remboursement est effectué par le CSE seulement si la prestation assujettie est à l’initiative de celui-ci et non pas de l’entreprise.

En effet, c’est l’employeur qui est responsable du paiement des cotisations sociales patronales et salariales. Toutefois, dans le cas d’une faute du CSE, le montant du redressement sera réglé avec le budget des activités sociales et culturelles

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