Budget ASC : 5 étapes pour le maîtriser en tant qu’élu CSE

La gestion du budget des Activités Sociales et Culturelles (ASC) est l'un des piliers essentiels du Comité Social et Économique (CSE).

Bien que facultatif, ce fonds dédié à l’amélioration de la qualité de vie et d’emploi des salariés n’en est pas moins un levier puissant. 

Pourquoi ? Pour cultiver un environnement de travail épanouissant et favoriser le bien-être de vos équipes, et ça, ce n’est pas nos 1000+ CSE clients qui vous diront le contraire !

Que votre CSE dispose déjà d'un fonds dédié à ces œuvres sociales ou qu’il en bénéficie seulement maintenant : il est essentiel de vous informer pour mieux gérer votre budget ASC.

Dans cet article, découvrez un guide pratique en 5 étapes avec des solutions concrètes pour maîtriser votre budget ASC et libérer tout son potentiel en répondant pleinement aux besoins de vos collaborateurs. 

Sport, vacances, bien-être…Satisfaire vos salariés en restant maître de vos dépenses, c’est possible. Suivez nos astuces pour mettre en place une démarche ASC fructueuse rendant votre environnement de travail épanouissant, cohésif et durable !

1. Comprendre le budget ASC 
2. Analyser les besoins des salariés
3. Choisir parmi les oeuvres sociales exonérées par l’URSSAF pour avoir un plus grand impact 
4. Calculer un montant hypothétique en fonction des activités choisies
5. Négocier auprès de sa direction le maximum de budget 
6. Optimiser l’utilisation du budget ASC dans le temps

Comprendre le budget ASC

Qu’est-ce que le budget ASC ? Qui est responsable de ce budget ? 

Qu'est-ce que le budget ASC ?

Le budget CSE regroupe deux budgets distincts associés :

• Les Attributions Économiques et Professionnelles (AEP) financées par le budget de fonctionnement
• Les Activités Sociales et Culturelles (ASC) financées par le budget oeuvres sociales

C’est le trésorier du CSE qui pilote la gestion de ces deux budgets.

Le budget oeuvres sociales relatif aux ASC est une enveloppe financière dédiée aux activités améliorant le bien-être, le pouvoir d'achat et l’accès à la culture des employés.

À lire aussi : Compte CSE : Définition et mise en place

Qu’est-ce qu’une ASC (ou œuvre sociale) ?

Aucune définition précise n’existe à ce jour. La Cour de Cassation définit les ASC selon 4 critères réunis : 

• Activité non obligatoire légalement ;
• Exercée principalement au bénéfice du personnel de l’entreprise ;
• Exercée sans discrimination ;
• En vue d’améliorer les conditions collectives d’emploi, de travail et de vie des équipes.

Ces activités, prises en charge directement par le CSE ou déléguées à des organismes extérieurs, regroupent : 

• Les activités sportives (compétitions sportives, licences, création d’une association sportive au sein de CSE…)
• Les loisirs (billetterie, voyages de groupe…)
• Les services en faveur du bien-être au travail (cantine, crèche, transports…)
• Les services sociaux pour l’insertion (inclusion des travailleurs handicapés, formations…)
• Les institutions en faveur de l’apprentissage (bibliothèque, cours…)
• Les institutions sociales de prévoyance et d’entraide (retraite, mutuelle…)

Bon à savoir : La communication du CSE peut également entrer dans le budget des œuvres sociales.

Certaines actions relatives à la communication des ASC peuvent ainsi entrer dans le budget œuvres sociales (fournitures nécessaires à leur communication, frais d’envoi postaux de billetterie) -> source : CSE de 50 salariés et plus : quel budget utiliser pour financer vos actions de communication ? | Éditions Tissot (editions-tissot.fr)

Qui a droit aux ASC ?

Il existe divers bénéficiaires potentiels des ASC, dont certains pourraient vous surprendre.

a. Les bénéficiaires de premier ordre

Les salariés

La détention d’un contrat de travail ouvre les droits aux ASC : un salarié est donc automatiquement un bénéficiaire de plein droit aux ASC.

La famille du salarié

L'acceptation par l'URSSAF que les membres de la famille soient considérés comme bénéficiaires implique la possibilité d'étendre les avantages procurés par le CSE au conjoint et aux enfants.

👨🏾‍🧑‍👧‍🧒🏽Concernant les enfants : Ce n’est pas le lien de filiation qui compte, mais la prise en charge (fiscalement parlant). Cette précision concerne entre autres les familles recomposées, car si l'enfant réside avec le salarié et que ce dernier peut prouver sa responsabilité à son égard, cet enfant a le droit de bénéficier des avantages.

Bon à savoir : En tant que CSE, vous devez demander et lister les justificatifs relatifs aux salariés. Pensez à bien les conserver en cas de contrôle URSSAF !

Les stagiaires

A la différence des alternants, les stagiaires ne sont pas à proprement parler reliés à l’entreprise par un contrat de travail. Ils ne devraient donc pas être considérés comme bénéficiaires auprès de l’URSSAF. La loi Cherpion de 2011 en faveur du développement de l’alternance et de la sécurisation des parcours professionnels a changé la donne ! Elle stipule bien que les stagiaires sont bénéficiaires des ASC au même titre que les salariés.

b. D’autres bénéficiaires insoupçonnés

Voici un rappel de quelques ayant-droits que vous pourriez avoir omis : 

• Le dirigeant social bénéficie des ASC s’il a un contrat de travail (et non un mandat social seulement)
• Un employé en congé, en préavis, en période d’essai ou en arrêt maladie en bénéficie aussi
• Un intérimaire ou salarié porté profite des ASC de l’entreprise qui l’emploie
• Un ancien salarié, en recherche d’emploi n’ayant pas encore abouti reste bénéficiaire non prioritaire des ASC.

Un accès modulable aux ASC

En tant qu’élu au CSE, vous ne pouvez pas exclure de potentiels ayant-droits selon des critères discriminants (sexe, âge, ancienneté, présence sur le lieu de travail…). Nous vous rappelons que les salariés à temps partiel, en contrat à durée déterminée ainsi que les apprentis et les alternants disposent pleinement de l’accès aux ASC. 

Même si l'ajustement de l'attribution des ASC en fonction de ces critères est interdit, il est toujours envisageable de moduler l'accès à partir de critères non discriminatoires. 

Quelques exemples concrets :

• Revenus du foyer : une modulation de l’attribution des ASC liée à la rémunération, en fonction des tranches de salaire, est tout à fait envisageable afin de garantir une distribution accrue aux foyers ayant des revenus plus modestes.
• Composition de la famille : le nombre d’enfants, leur âge ainsi que leur scolarité peuvent entrer en compte.
• La présence effective lors de la distribution des chèques-cadeaux ou autre temps fort peut être un critère non discriminant.
• La mise en place d’une période de carence avant l’accès aux ASC (maximum 6 mois) est tout à fait envisageable. Attention à bien différencier le critère de carence du critère d’ancienneté qui lui est discriminatoire !

👉 Pour compléter ces éléments, nous vous rappelons qu’une bonne communication auprès de tous les salariés sur votre politique sociale en matière de modulation d’accès aux ASC doit être effectuée (critères, justificatifs à fournir…).

Bon à savoir : Si des critères non discriminatoires, objectifs et vérifiables ont été définis pour l’accès aux ASC, il est important que vous puissiez à tout moment justifier d’une politique sociale définie en interne auprès de l’URSSAF. 

💡 Vous devrez vous assurer d’avoir tous les justificatifs nécessaires à présenter en cas de contrôle.

Comment se calcule le budget des ASC ?

Depuis le 1er Janvier 2020, toute entreprise de plus de 11 employés doit avoir un CSE. Seules les entreprises ayant plus de 50 salariés sont contraintes de prévoir un budget  pour les activités du CSE.

Pour rappel, un CSE dispose de deux activités (AEP et ASC). Ces activités, divisées en deux budgets bien distincts, doivent donc faire l’objet de calculs séparés pour déterminer chaque subvention. 

Tous les CSE des entreprises de plus de 50 salariés reçoivent automatiquement un budget de fonctionnement CSE, ce qui n’est pas le cas du budget oeuvres sociales qui lui est facultatif. La loi ne stipule pas de montant minimal obligatoire pour son financement. 

🧮 La subvention destinée aux ASC peut être calculée : 

• selon des accords au niveau de la branche ou de l'entreprise, 
• en respectant le même ratio que l’année précédente, en l’absence d’accord et si auparavant la direction contribuait déjà aux ASC.

Bon à savoir : Désormais, c’est bien le ratio entre l’allocation et la masse salariale qui doit être constant, et non plus le montant. Si la masse salariale augmente, la subvention ASC augmente et inversement : la contribution ASC peut alors diminuer. 

Il existe plusieurs façons de déterminer le budget ASC : montant forfaitaire variable ou fixe, pourcentage de la masse salariale, plancher assorti d’une part variable…

💡 Le montant variable permet de faire augmenter le budget des ASC avec la masse salariale, selon un ratio constant (et inversement en cas de baisse de la masse salariale). Ce ratio servira de base minimale pour celui de l’année suivante.

Par ailleurs, ce budget est exonéré de charges, dans la limite du respect des règles URSSAF. Si une exonération est incorrectement appliquée, c'est l'employeur et non le CSE qui assume le risque de correction fiscale.

Les sources estiment que le budget ASC varie en moyenne de 0,8% à 0,11% de la masse salariale brute.

Le budget ASC pour les CSE de moins de 50 salariés

Dans le cas d’une entreprise de moins de 50 salariés, le CSE n’a pas le statut de personne morale. Il ne dispose donc d’aucun patrimoine. 

💡 Pour contrer cela, le CSE peut faire appel à la direction pour obtenir des ressources par accord, ou si elle en avait l’usage avant la constitution du CSE. 

Le CSE pourra donc bénéficier, selon le bon vouloir de l’employeur, d’un budget prévu pour les avantages socio-culturels, même s’ils ne sont pas exactement des ASC, à proprement parler.

Analyser les besoins des salariés

Être élu au CSE, c’est créer et maintenir un lien constant avec les collaborateurs afin de partager des initiatives et diffuser les informations cruciales. 

Dans le cas où votre CSE s’intéresse à la mise en place des ASC dans votre entreprise, vous devez pouvoir proposer aux salariés les offres les plus adaptées à leurs besoins. Mais comment recueillir leurs attentes ? On vous montre.

Comment sonder les salariés ? 

Il existe différentes manières de prendre des informations auprès du personnel, que ce soit par l’organisation de groupes de parole, durant des temps de discussions informels (repas, pause café…) ou par la mise en place d’enquêtes ou sondages.

Nous apprécions particulièrement l’outil du sondage chez HappyPal pour sa facilité de mise en œuvre.

📣 Le saviez-vous ? Un sondage peut être réalisé sans autorisation de l’employeur (sauf si vous souhaitez envoyer des emails en interne). Côté Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), nous vous conseillons de privilégier au maximum les sondages anonymes.

👉 Si vous souhaitez être accompagné dans la réalisation de sondage auprès de vos employés, nous mettons à votre disposition un outil clé en main, accessible en quelques clics sur notre plateforme CSE.

Choisir parmi les oeuvres sociales exonérées par l’URSSAF pour avoir un plus grand impact

Quelles sont les ASC exonérées par l’URSSAF ?

L'URSSAF prévoit des exonérations pour certaines œuvres sociales, ce qui peut constituer une opportunité précieuse pour vous, élu CSE afin de maximiser l'impact de votre budget. 

Ces exonérations visent à alléger les charges sociales associées aux activités bénéficiant aux salariés. Voici une liste des ASC exonérées de cotisation :

• Chèques-lire, disques ou chèque cadeau culturel
• Colonies de vacances
• Spectacles
• Sports
• Voyages
• Secours

Bon à savoir : Nous vous invitons à consulter cette ressource de l’Urssaf qui recense les ASC pouvant, sous certaines conditions, faire l’objet d’une exonération (chèques-vacances, titres-restaurant, aides financières de service à la personne et garde d’enfant…)

D’autres ASC non exonérées

Voici quelques oeuvres sociales soumises à cotisation :

• Primes : rentrée scolaire, naissance, fête des mères/pères, Noël, mariage, retraite, anniversaire d’entreprise
• Emprunt
• Formation
• Scolarité, études
• Logement
• Maternité
• Perte de salaire

Notre sélection

Chez HappyPal, nous aimons vous faire part des précieux retours de nos clients ! 

Cela nous permet de vous conseiller des ressources déjà approuvées par de nombreux employés : aujourd’hui nous vous partageons quelques ASC testées et approuvées par notre communauté. 😍

Les chèques-cadeaux 🎫

Mode, beauté, chèques culture…vous êtes à peu près sûrs de ne pas vous tromper ! Vous pouvez consulter l’ensemble des offres dans notre catalogue HappyPal. 

💡 La réglementation Urssaf exonère les chèques-cadeaux de prélèvements sociaux quand leur montant est inférieur ou égal à 5% du plafond mensuel de la Sécurité Sociale.

Pour 2024, ce plafond mensuel est fixé à 3864 € : Le seuil est donc de 193€ maximum au total, par an et par collaborateur. (source : Service-public.fr)

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Les avantages au travail et dans la vie familiale 👨🏾‍🧑‍👧‍🧒🏽

Place en crèche, restaurant d’entreprise, participation aux frais de transport, garde d’enfant, titres restaurant…il existe plusieurs façon de satisfaire les attentes des familles.

Les activités touristiques et culturelles 🎡

Cinéma Gaumont, parcs d’attractions (Disneyland, Futuroscope…), escape game : notre billetterie vous propose des tarifs préférentiels sur un certain nombre de sorties en tous genres. 

👉 HappyPal négocie pour vous les activités de votre région : n’hésitez pas à prendre contact avec notre équipe.

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter cet article : 6 oeuvres / activités sociales et culturelles incontournables

Calculer un montant hypothétique en fonction des activités choisies

Suite aux retours recueillis auprès du personnel pour identifier leurs souhaits en matière d'ASC, nous avons élaboré trois scénarios.

Scénario 1 : Focus Sport et Vacances

Les employés de votre entreprise sont férus de sport ? Proposez-leur un abonnement à une salle de sport sélectionnée par vos soins ! 

Par exemple, si vous négociez un abonnement à 50€/mois au lieu de 60€, vous pourrez demander aux salariés une participation de 30€.

Concernant la participation aux frais de vacances, vous pourrez mettre en place des chèques-vacances. La participation à leur paiement dépend de la rémunération du salarié et de son foyer fiscal :

• 20% minimum avec une rémunération mensuelle brute moyenne n'excédant pas 3666€
• 50% minimum avec une rémunération dépassant 3666€. 

Si vous proposez 150€ de chèques-vacances à vos employés ayant une rémunération mensuelle inférieure à 3666€, les bénéficiaires devront verser au moins 30€.

Scénario 2 : Focus Rentrée scolaire et Noël

👀 Info préalable concernant les événements : Selon l’Urssaf, un seuil de 5% du plafond mensuel de la Sécurité sociale est appliqué par événement et par année civile. Les bons d’achat sont donc cumulables par événement s’ils respectent le seuil de 5% du plafond mensuel.

Si un salarié reçoit pour le même événement un bon d’achat et un cadeau en nature ou plusieurs bons d’achat, les montants doivent être cumulés pour évaluer le respect du seuil.

Vous avez choisi de faire bénéficier à vos salariés de bons d’achats pour la rentrée et pour Noël afin de leur faciliter leurs achats à ces périodes charnières ? Bonne idée, mais gare au respect des seuils !

Si l’on prend l’exemple d’une attribution au cours de l’année :

• d’un bon d’achat de 90€ pour la rentrée scolaire ; 
• d’un bon d’achat de 140€ pour Noël. 

Le total par salarié est de 230€ attribués dans l’année. Ces montants ne respectent pas le seuil de 5% du plafond mensuel de Sécurité sociale, mais respectent le seuil par événement. Les bons sont donc tout de même exonérés de cotisations et contributions sociales.

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Scénario 3 : Focus Culture et Tourisme

Afin de favoriser l’accès à la culture, vous pouvez choisir de distribuer des chèques culture utilisables lors de nombreuses sorties (musée, théâtre...)

💡 Le chèque culture peut être distribué à tout moment de l’année et n’a pas de limite de montant. Il est souvent utilisé lors de la clôture des comptes des CSE. Le chèque culturel doit obligatoirement être distribué à l’ensemble des salariés.

Vous pouvez aussi opter pour des tarifs préférentiels sur de nombreuses activités en proposant par exemple des billets de cinéma vendus 13€ au grand public, négociés 7€ puis vendus 5€ aux salariés. Il en est de même pour des attractions touristiques telles que des musées, sites, parcs…

La solution de billetterie est en général l’activité la plus plébiscitée des CSE et de vos employés ! La bonne nouvelle est que si vous souhaitez externaliser la négociation de tarifs auprès des structures proches de chez vous, c’est possible.

Chez HappyPal, nous proposons un outil spécialement dédié (cinémas, parcs, salles de spectacles…)

Négocier auprès de sa direction le maximum de budget 

Légalement, l’employeur n’est pas tenu d’allouer des ressources au CSE dans le cadre

des activités sociales et culturelles s’il ne les finançait pas avant la mise en place du CSE ou si l’entreprise est récemment créée. 

Chez HappyPal nous recommandons aux entreprises d’instaurer un budget ASC pour favoriser l’épanouissement professionnel et personnel des employés. 

📣 Décrocher un budget ASC c’est bien. Obtenir le maximum de budget auprès de sa direction…C’est mieux ! Comment convaincre sa direction et augmenter le budget ASC ? 

Instaurer un terrain favorable

💡 En premier lieu, nous vous conseillons de vérifier si les conventions collectives applicables imposent ou non un seuil obligatoire. 

Établissez ensuite un programme clair et précis : il permettra de donner à votre direction de la visibilité quant à l’utilisation des fonds versés et d’argumenter sa pertinence.

Concernant la fixation du montant du budget, proposer d’opter pour un montant variable afin de faire augmenter le budget des ASC selon la masse salariale peut être intéressante. (cf partie 1. d. de l’article)

Intérêts communs et arguments du CSE face à la direction 

Proposer des ASC aux salariés comporte de nombreux avantages. Ces offres profitent aux salariés, mais apportent également des bénéfices à l’employeur ainsi qu’au CSE.

Du côté des employés, les ASC leur offrent l'opportunité d’accéder à la culture, de bénéficier de services simplifiant l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle, tout en augmentant leur pouvoir d'achat.

Pour l’employeur, ces avantages sont un moyen d’avoir des collaborateurs plus heureux et donc plus productifs, de les fidéliser et de valoriser l’entreprise lors des recrutements.

Enfin, pour les élus du CSE, l’offre permet de prendre en compte les intérêts des salariés, créer du lien et faire connaître le CSE.

Optimiser l’utilisation du budget ASC dans le temps

Gérer le transfert du budget de fonctionnement vers ASC

Depuis les ordonnances Macron, bien que le principe de séparation des budgets s’appliquait entre le budget de fonctionnement et celui des œuvres sociales, le CSE pouvait décider de transférer tout ou partie du montant de l’excédent annuel du budget de fonctionnement au financement des ASC, dans la limite de 10 % de cet excédent (et vice-versa).

💡 Depuis l’amendement 322 adopté par l’Assemblée Nationale le 15 mai 2020, il est possible de transférer jusqu’à 50% du reliquat du budget de fonctionnement vers les ASC.

Éviter les erreurs de gestion

Quelques bonnes pratiques peuvent vous permettre de ne pas commettre d’impair en matière de gestion budgétaire des ASC. 

🤝 Opter pour l’achat groupé permet de faire diminuer de façon importante le prix à l’unité pour le CSE.

📣 Choisir de subventionner ou demander une participation 

Certaines activités sont plus coûteuses et impactent fortement le budget social du CSE. Il est donc important de bien budgétiser les activités tout en pensant à une éventuelle participation.

Obtenir des prix attractifs 🤑

Choisir des activités saisonnières peut permettre d’offrir des avantages à un prix plus attractif en planifiant de préférence des ASC en fonction de la saison.

Ne pas dépenser la totalité du budget 💰

Le CSE est censé dépenser la totalité de son budget ASC chaque année. En pratique, il est conseillé de garder environ 5% du budget afin d’éventuellement pallier à de mauvaises estimations budgétaires, décalages de trésorerie et autres imprévus !

L'employeur n'est pas tenu de couvrir les excédents de dépenses liées aux ASC. Un dépassement entraînera donc soit un découvert, soit une avance de la prochaine enveloppe budgétaire de l'entreprise.

👉 Avoir recours à une gestion externalisée peut vous permettre de vous alléger l’esprit, d’être épaulé à chaque étape de votre mandat et surtout de vous focaliser sur l’essentiel. 

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