Parmi les activités proposées par le Comité Social et Économique (CSE), les voyages suscitent toujours un enthousiasme particulier de la part des salariés. 

Enrichissement de l’expérience employé, amélioration du pouvoir d’achat, renforcement des liens sociaux…Que ce soit pour s’évader seul(e) ou à plusieurs, voyager présente toujours de nombreux avantages. 

Cependant, il existe une multitude de façons d’organiser un voyage et tout autant d’acteurs qui se proposent de les organiser pour vous. Il peut aussi être difficile de connaître les envies des salariés en matière de voyage : plutôt organisé ou en totale liberté ? Voyage solo, en couple ou en famille ?

Pour y voir plus clair, voici un guide en 10 étapes simples pour proposer les meilleurs voyages aux salariés de votre entreprise.

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1. Définir le cadre de votre projet voyage (budgets, participants, prix/participant) 

Définir son budget ASC

Le budget des Activités Sociales et Culturelles (ASC) est dédié aux activités améliorant le bien-être, le pouvoir d'achat et l’accès à la culture des employés, dont les voyages font partie intégrante.

Pour définir votre budget voyage, plusieurs paramètres entrent en compte : 

👉 Pour commencer, par souci d’équilibre du budget CSE, déterminez en amont un montant précis pour les ASC avant de sonder les salariés à propos de leur budget voyage.

👉 Le nombre de participants est un paramètre essentiel à encadrer lors de l’instauration de votre budget voyage. (Salariés seuls, en couple ?...)

👉 Enfin, le budget à allouer par salarié sera ensuite principalement impacté par les destinations que vous choisirez : France ou étranger ? Destinations prisées ou moins touristiques pour un dépaysement total ? Que ce soit proche du lieu de travail ou à l’autre bout du monde, les tarifs peuvent fortement varier.

Comment trouver des idées de voyage pour son CSE ?

En général, les idées ne manquent pas… mais il convient de choisir les destinations en cohérence avec les valeurs de votre entreprise, les attentes des salariés et le budget fixé préalablement.. 

Commencez par exemple par vous poser les questions suivantes : ‍

Sur le format du voyage :

• Durée : Week-end, semaine ?
• Nombre de participants : Solo, duo, famille, groupe ?
• Organisation : Voyage organisé en tout ou partie, “all-inclusive”, ou seulement des tarifs préférentiels sur les moyens de transport, hébergements et activités ?

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‍Sur le contenu du voyage : 

• Destination : Campagne, mer ou montagne ? C’est un des déterminants qui va le plus impacter le coût global ainsi que la nature des activités.
• Activités : Définissez le budget des ASC du CSE et la part que vous pourrez consacrer à un ou plusieurs voyages en estimant un coût par participant pour chaque activité retenue.
• Hébergements : Les modes d’hébergement ont leur importance dans l’expérience du séjour. Un hôtel proposera peut-être plus de prestations mais à un coût plus élevé tandis qu’un hébergement de plein-air sera plus accessible mais plus sensible à une météo capricieuse.

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Sur les contraintes : 

• Accessibilité : Est-ce que la destination choisie est accessible géographiquement ? (voiture, train, avion) Nécessite elle un passeport / visa ? Est-elle réputée pour son accès aux personnes handicapées, aux jeunes enfants ?
• Saisonnalité : La météo attendue va avoir un impact déterminant sur l’expérience de vos salariés pendant leur voyage (on pense notamment à la saison des pluies de certains pays)
• Tarifs : Aurez-vous suffisamment de marge de négociation sur les prix des voyages avec vos fournisseurs en fonction de la demande liée à la destination, à la saison ?

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Tips : Dans le contexte économique et environnemental actuel, il peut être intéressant afin de concilier budget, accessibilité et considérations écologiques de proposer à vos salariés des destinations proches de chez eux mais tout autant dépaysantes. Eco-lodges, cyclotourisme, bivouacs… les alternatives se développent et rivalisent de créativité pour des activités mémorables. N’hésitez pas à challenger vos prestataires !

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2. Proposer l’idée pendant votre prochaine réunion du CSE 

Parmi les questions à examiner lors de votre prochaine réunion CSE, inscrivez à l'ordre du jour le projet de voyage. Les élus CSE pourront alors débattre et soumettre des propositions adéquates pour les salariés.

À l’issue de la réunion, les élus auront une meilleure idée de la pertinence du projet de voyage et si celui-ci est viable vis-à-vis du budget et des activités souhaitées. La mise en œuvre de cette nouvelle offre parmi vos avantages CSE existants sera d’autant plus simple si tous ces paramètres sont connus d’avance. C’est également l’occasion de valider si votre projet de voyage rencontre le succès prévu.

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3. Sonder les salariés sur leurs envies 

En plus des membres du CSE, il est important de consulter l’avis des collaborateurs pour connaître leurs attentes en termes de budget, destination et organisation du voyage. Voici quelques pistes pour recueillir efficacement leurs besoins.

Idées et outils pour récolter les envies des collaborateurs

Pour ce qui est de l’annonce du projet, nous vous conseillons de privilégier la communication directe quand cela est possible.

Vous pouvez également solliciter l’avis des collaborateurs par mail si l’entreprise vous autorise ce mode de communication. 

Pour approfondir, pourquoi ne pas utiliser un outil de sondage en ligne ? De nombreuses solutions telles que TypeForm, Google Forms, Microsoft Forms ou encore Airtable.

Pour ce qui est des questions à inclure pour récolter des idées de voyage CSE et adapter votre offre sur-mesure, il vous faudra aborder les questions du budget, des destinations préférées ou encore des modalités de remboursement attendues par vos salariés. 

Questions type‍

Voici une liste non-exhaustive de thématiques et de questions que vous pourriez inclure dans votre questionnaire de voyage CSE : 

Préférences géographiques

• Quelle-est votre destination préférée pour un voyage de groupe organisé par le CSE ?
• Préférez-vous un voyage en France, à l’étranger ?
• Êtes-vous plutôt mer, montagne ou campagne ?

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Budget

• Quel est votre budget maximum par personne pour un voyage de groupe organisé par le CSE ?
• Avez-vous besoin de facilités de paiement ?
• Préférez-vous des réductions sur des voyages organisés ou la création de partenariats avec des organismes ?

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Accompagnants

• Préférez-vous des voyages proposés par le CSE : en format organisé, seul ou en groupe ?
• Souhaitez-vous que votre conjoint(e) ou vos enfants puissent participer au voyage ?
• Souhaitez-vous que le voyage soit adapté aux enfants ?

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Activités

• Préférez-vous un voyage centré sur la culture, le sport ou les moments de détente ?
• Souhaitez-vous que le voyage propose des thématiques spécifiques ? (exemple : une randonnée, un stage de voile, des ateliers manuels) ?

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Flexibilité

• Préférez-vous un voyage organisé avec un programme prédéfini ou plus de liberté ?
• Souhaitez-vous pouvoir organiser votre voyage seul et bénéficier d’offres de remboursement ?

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4. Option 1 : Créer une liste d’offres et de destinations grâce aux prestataires de voyages CSE

Vous voilà convaincu(e) de la pertinence et de l’envie des salariés de profiter d’une offre de voyages parmi la liste de vos avantages CSE existants. Place à l’organisation du voyage !

Plusieurs possibilités pour réserver un voyage CSE s’offrent à vous : Tout organiser vous-même, passer par une agence de voyage ou encore passer par une plateforme.

Intéressons nous d’abord aux agences de voyages CSE qui ont l’avantage de proposer des solutions clé-en-main, relativement abordables et qui vous feront gagner un temps précieux.

Comment fonctionnent les agences de voyages CSE ?

Les agences de voyage CSE fonctionnent de façon similaire aux agences de voyage pour particuliers, aussi appelés “tour opérateurs”. À la différence des voyages pour le grand public, il convient pour les voyages CSE de s'adresser aux cellules commerciales de ces opérateurs afin de bénéficier d’offres personnalisées.

Cette solution vous facilitera la tâche, au prix de quelques concessions (dates de départ, compagnie de transport…).

Liste des agences de voyages CSE

Choisir une agence de voyage pour votre CSE n'est pas toujours facile, leur nombre étant très important. Même si les voyages sont généralement bien organisés et conçus par des professionnels du tourisme, veillez toutefois à vous assurer de leur réputation et leur fiabilité en cas d’imprévu.

Voici les critères que nous vous conseillons de prendre en considération au moment de votre choix : 

• L'expérience du prestataire dans l'organisation de voyages de groupe, notamment  groupe CSE
• La qualité des prestations proposées et les avantages en entreprise spéciaux pour les bénéficiaires du CSE
• Le sérieux du prestataire (réactivité, disponibilité, connaissance du programme…)
• Les avis des clients à retrouver sur les  réseaux sociaux des entreprises (Facebook, Fiche Google…)

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⭐ Pour vous accompagner, nous vous listons ci-dessous quelques prestataires dont la notoriété n’est plus à faire. Que vous soyez en recherche d’offres haut de gamme, sur-mesure, proches de la nature ou à petit prix…vous trouverez forcément un prestataire de choix pour vous accompagner !

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Les informations recueillies sont disponibles en détail sur les sites de chacun des prestataires. Lisez-les attentivement afin de connaître toutes les modalités (prix préférentiel, conditions d’annulation…)

• Club Med : https://www.clubmed.fr/
  Leader mondial sur le marché du “all-inclusive” dans un esprit convivial et multiculturel. Avec plus de 70 villages de vacances situés dans les plus beaux sites du monde, son bateau de croisières, des circuits et ses Villas & Chalets de Luxe, le Club Med a un positionnement haut de gamme.

• FRAM : https://www.fram.fr/ 

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Ce tour opérateur possède plus de 70 agences et propose plus de 120 voyages différents, pour un taux de satisfaction client de 98%.

💡 L’entreprise propose un interlocuteur unique et une gestion personnalisée pour vos projets de voyage. Leur service « CSE & Collectivités » vous accompagne de bout en bout dans votre projet.

• Traveltour Voyages : https://www.traveltour.fr/ 

Cette entreprise crée des voyages 100% sur-mesure à la portée de tous, sans intermédiaire et en s’adaptant à votre budget.

• Les maisons du voyage : https://www.maisonsduvoyage.com/ 

Un des leaders du tourisme en France, labellisé ATR (Agir pour un Tourisme Responsable). Cet organisme est un gage de qualité, de solidarité ainsi que de respect de l’environnement, des cultures et des peuples.

• Groupe Pierre & Vacances - Center Parks : https://ce.groupepvcp.com/ 

Leader des vacances en Europe avec plus de 360 résidences dans 11 pays, ce groupe propose des logements tout équipés à la mer et à la montagne, en plein cœur de la nature. Le groupe propose à ses clients CSE un site dédié aux salariés où ils bénéficient directement d'importantes remises sur les résidences.

• Promovacances : https://www.promovacances.com/
  Promovacances propose sur son site plus de 10 000 voyages actualisés quotidiennement. Avec plus de 80 agences en France, l’entreprise propose des voyages à petit prix dont des offres de dernière minute.

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• Evaneos : https://www.evaneos.fr/
  Evaneos propose une nouvelle façon d’imaginer, de préparer et de vivre un voyage personnalisé. Elle permet de réaliser des voyages créés en relation étroite avec des agences basées à destination, triées sur le volet. L’idéal pour une expérience inoubliable tout en ayant un impact positif sur l’économie locale et l’environnement de la destination.

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5. Demander des devis aux prestataires

Maintenant que vous avez toutes les clés pour organiser vos prochains voyages CSE avec les bons partenaires, commencez à en contacter certains pour vous faire une idée !

👉 Rien ne vaut un échange direct avec le service commercial. La plupart des acteurs proposent des sites vitrines plutôt orientés pour les clients particuliers, mais les cellules commerciales seront plus compétentes pour vous présenter leurs offres adaptées aux voyages CSE.

Vous pouvez parfois vous rendre directement en agence mais il est souvent plus efficace de solliciter un rendez-vous, en physique ou à distance. Pour préparer celui-ci, reprenez la liste des critères établis préalablement et vos questions.

Le prestataire sera ainsi plus à même de vous fournir un devis que vous pourrez par la suite comparer à d’autres.

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6. Sonder les salariés et les autres membres du CSE sur les différentes offres 

De la même manière que vous avez pu sonder vos collaborateurs et membres du CSE sur leurs idées de voyages, sondez-les maintenant sur les différentes offres à retenir grâce aux devis reçus par vos prestataires sélectionnées ou via votre plateforme CSE.

Pour ceci, pas besoin d’un sondage trop formel ! L’idée est plutôt de prendre la température afin de savoir si les attentes sont satisfaites entre le point de départ et les offres reçues. Cela vous permettra déjà de savoir si les voyages correspondent à leur budget et à leurs envies. 

Pour les autres élus CSE, le critère du budget prendra très probablement la priorité. S’il est respecté voire inférieur aux prévisions, vous devriez rapidement pouvoir sélectionner un ou deux prestataires.

👉 Comparez-les avec une rapide liste des “avantages / inconvénients” à l’aide de critères identiques. Vous arriverez ainsi rapidement à retenir le meilleur compromis offre/prix.

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Quelles consignes mettre en place pour éviter les abus ?

Maintenant que vos prestataires et vos voyages sont choisis, nous n’avons plus qu’à vous souhaiter que le succès soit au rendez-vous ! Mais que faire si une destination particulièrement prisée est victime de son succès et que plus aucune place n’est disponible ? 

Afin d’anticiper des risques de frustration ou d’incompréhension de ne pas pouvoir accéder aux offres, nous recommandons lors de la mise en service d’instaurer des règles d’attribution équitables et simples. En voici quelques exemple : 

• Définissez si le voyage est accessible en priorité à certains salariés (famille, couples, personnes seules)
• Définissez le système d’accès aux voyages. 

Exemple : “Jusqu’à épuisement des places disponibles”, par tirage au sort, liste d’attente pour les personnes ayant déjà bénéficié d’un autre voyage dans l’année…

• Définissez si d’autres critères rentrent en compte, (niveau d’ancienneté, modalités de retrait des places)

👉 En cas de doute sur certains critères d’attribution, n’hésitez pas à lire cet article sur le budget ASC qui résume les modalités possibles d’accès aux Activités Sociales et Culturelles.

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7. Choisir une offre et négocier le prix et les conditions 

Vous avez retenu une offre et vous voilà presque prêt à signer le devis reçu du prestataire retenu !

…Mais, avez-vous bien négocié les tarifs et conditions commerciales ? Sachez que les voyages de groupe bénéficient de tarifs préférentiels et de l'application de garanties optionnelles gratuites : veillez à bien comprendre ces avantages lors de leur application.

Voici quelques conseils pour votre négociation :

• Si quelqu’un dans votre équipe CSE fait partie d’une équipe commerciale, n’hésitez pas à le solliciter pour les négociations : ce sont des personnes rompues à ce genre d’exercice !
• Préparez votre négociation en ayant une liste de critères sur lesquels vous ne pouvez pas faire de concessions : nombre de nuitées, prix par personne, pension complète... 
• Proposez de faire le rendez-vous dans vos locaux ou en visioconférence : vous serez sûrement plus à l’aise ou pourrez vous appuyer sur vos collaborateurs.
• Mettez en avant, quand cela est possible, la possibilité d’un partenariat sur le long terme avec votre interlocuteur. Vous aurez d’autant plus de chance d’accéder à des conditions favorables si votre prestataire se projette à long terme.
• Réfléchissez vite pour faire des concessions acceptables tout en gardant vos objectifs initiaux.

Dans tous les cas, tentez d’être le plus clair et le plus précis possible dans vos demandes si vous souhaitez qu’elles soient satisfaites. Moins d’aller-retour vous ferez avec vos prestataires, plus ils seront favorables à faire des efforts commerciaux. De plus, on ne peut pas tout miser sur le prix ! Essayez plutôt d’assouplir certaines règles (paiement en plusieurs fois sans frais, taux de change avantageux…)

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8. Valider le devis et finaliser les formalités administratives 

Ça y est, vous avez négocié votre offre d’une main de maître et vous venez de recevoir la proposition commerciale définitive. Félicitations ! 🎉

Maintenant, ne tardez pas à signer le devis pour vous occuper des formalités administratives : ceci laissera aux collaborateurs suffisamment de temps pour préparer leur propre logistique (congé, administratif…)

À leur tour de faire de leurs voyages des réussites et des moments de partage inoubliables !

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9. Récolter les avis des collaborateurs suite à leur expérience de voyage

Une fois les collaborateurs de retour dans l’entreprise, il est important de rester à leur écoute sur leur expérience.

Cela permettra de savoir si votre projet a été concluant, mais également de mettre en avant auprès des instances responsables des indicateurs intéressants de satisfaction.

Pour ce faire, n’hésitez pas à employer de nouveau des outils de sondage en ligne. Veillez à équilibrer le nombre de questions ouvertes (“Comment avez-vous trouvé la qualité des sorties proposées ?”...) et fermées (“Seriez-vous prêt à refaire un voyage organisé par le CSE ?”...)

👉 A cette étape, n’hésitez pas à utiliser notre outil de sondage clé en main disponible en quelques clics sur notre plateforme CSE.

A vous de jouer !

Proposer des offres de voyages CSE aux salariés… cap ou pas cap maintenant ? Si parmi les ASC, les voyages peuvent sembler être LE sujet compliqué à mettre en place dans votre entreprise, vos collaborateurs n’en seront pas moins reconnaissants.

Le processus de mise en place des voyages CSE peut paraître plus ou moins fastidieux en fonction de l’accompagnement choisi (prestataires de voyages ou plateforme CSE de voyage). 

Néanmoins, avec un plan d’actions précis, un budget défini et des élus motivés, normalement ça fonctionne très bien ! 🚀 Voyez ceci comme une approche collaborative au service de l’épanouissement de vos collaborateurs par l’évasion…

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10. Passer par une plateforme CSE ?

HappyPal vous permet également d'étoffer votre offre avantage auprès des salariés. La plateforme CSE regroupe des miliers d'enseignes vacances et voyages et vous permet d'allouer des cagnottes pour les salariés. Ils peuvent ensuite les dépenser en autonomie sur leurs voyages ainsi selectionner des offres personnalisées. Côté admin, vous gagnez du temps pour la gestion et pouvez meme organiser vos propres récoltes de participations !

Alors, on vous embarque avec HappyPal ?