La mise en place du comité social et économique (CSE) s’impose à toutes les entreprises concernées depuis le 1er janvier 2020. Il convient donc de procéder rapidement aux élections du CSE si cela n’a pas été fait antérieurement !

En effet, cette institution représentative du personnel comporte de nombreux avantages, tant du côté de l’entreprise que des salariés. Mais comment mettre en place le CSE au sein de votre entreprise ? Comment fonctionne-t-il ? De quels moyens disposent les élus pour exercer leur mandat ? HappyPal vous donne toutes les réponses à travers ce guide CSE.

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Le comité social et économique (CSE) est une nouvelle instance représentative du personnel dans les entreprises, qui a un rôle prépondérant en matière de conditions de travail, de sécurité et santé des salariés. Il remplace les anciennes instances, à savoir :

• Les délégués du personnel (DP)
• Les comités d’entreprise (CE)
• Les comités d’hygiène, de santé et des conditions de travail (CHSCT)
  

Le comité social et économique, anciennement comité d’entreprise consiste à garantir le respect des droits du personnel auprès de l’employeur. Pour ce dernier, il représente un excellent intermédiaire pour établir un dialogue social avec les salariés.

La mise en place d’un CSE au sein de l’entreprise contribue à promouvoir la santé, la sécurité et les conditions de travail. À travers cette instance, l’entreprise peut mettre en place toute initiative qu’elle considère utile à l’organisation et au bon fonctionnement de celle-ci.

Par exemple, elle peut offrir des avantages salariés qui améliorent la conciliation des temps de vie des employés. Elle peut également proposer des actions de prévention pour lutter contre le harcèlement moral et les agissements sexistes. Ainsi, la mise en place d’un comité social et économique comporte de nombreux avantages pour le confort des salariés.

Présenter les réclamations individuelles et collectives des salariés

Dans les entreprises d’au moins 11 salariés et de moins de 50 salariés, la délégation du personnel au CSE doit présenter à l’employeur les réclamations individuelles et collectives des employés sous forme d’une note écrite. Celles-ci portent en général sur l'application du droit du travail. Elles peuvent notamment être relatives aux salaires et aux discriminations au travail.

En effet, les salariés peuvent rencontrer des difficultés à exprimer leur problématique. Le comité social et économique est en mesure de leur donner une solution d’expression simple afin de faire valoir leurs droits s’ils n’ont pas été respectés.

Assurer l’expression collective des salariés

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le comité social et économique se charge d’assurer l'expression collective des salariés dans les décisions relatives. Cette mission a pour objectif la prise en compte de leurs intérêts dans les décisions de l’entreprise, relatives à la gestion économique et financière, à l’organisation de travail, à la formation professionnelle ainsi qu’aux techniques de production.

Assurer la sécurité, la santé et de bonnes conditions de travail

Le CSE dispose de prérogatives spécifiques pour garantir de bonnes conditions de travail, mais aussi assurer la sécurité et la santé des salariés. À ce titre, il procède à l’analyse des risques professionnels auxquels peuvent être confrontés les employés. De plus, il facilite aussi l’accès à l’emploi des personnes handicapées et des femmes, et participe à la résolution des problèmes liés à la maternité.

Attribuer des avantages salariés

Le CSE participe à la gestion des activités sociales et culturelles mise en place au sein de l’entreprise. Il contribue au bien-être des salariés à travers d’autres formes de rémunération fournies au-delà des salaires. Celles-ci peuvent être de plusieurs natures. Par exemple, les avantages salariés peuvent être présentés sous forme de chèques cadeaux culturels, de tickets restaurant, billetterie ou avantages sociaux.

Cet aspect du CSE est extrêmement important car il permet de :

• Instaurer un équilibre de vie professionnelle et personnelle.
• Augmenter le pouvoir d’achat des salariés.
• Fidéliser les salariés et les rendre plus épanouis au sein de l’entreprise.
• Améliorer les rapports avec les autres employés.
  

De ce fait, vos employés sont plus heureux et plus motivés à effectuer leur travail. Les avantages salariés se transforment donc en un véritable facteur de croissance pour l’entreprise !

Pour en savoir plus sur le sujet nous avons écrit un article dédié sur le rôle du CSE.

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‍La mise en place du CSE devait s’effectuer au plus tard le 1er janvier 2020 pour les entreprises de plus de 11 salariés. Vous l’aurez compris : pour les entreprises ne l’ayant pas encore mis en place, il est primordial de le faire dès à présent.

Certaines sont aussi en train de se voir grandir, et atteindront bientôt les 11 salariés sur une année successive. Il devient donc urgent de mettre en place le CSE au sein de l’entreprise. Mais à quel moment instaurer cette nouvelle instance ?

Tout d’abord, votre entreprise est-elle déjà pourvue de délégués du personnel ? Si oui, le CSE doit être mis en place au terme des mandats des élus, ou au plus tard le 31 décembre de l’année en cours. 

Si ce n’est pas le cas, la mise en place du CSE est obligatoire sous réserve que votre entreprise ait atteint un effectif de 11 salariés pendant 12 mois consécutifs.

Le CSE est obligatoire depuis le 1er janvier 2020 et doit être mis en place par l’employeur dans toutes les entreprises lorsque celles-ci comptent 11 salariés ou plus pendant 12 mois consécutifs. Les entreprises de droit privé, les établissements publics à caractère administratif et à caractère industriel et commercial sont concernés par la mise en place d’un CSE. 

Il revient à l’employeur d’organiser des élections avant chaque fin de mandat. Néanmoins, si le CSE n’a pas été mis en place, un salarié de l’entreprise ou une organisation syndicale a la possibilité de saisir l’employeur afin de le solliciter pour l’organisation d’élections. L’absence de la mise en place ou le refus injustifié de l’employeur est passible de poursuites pénales. 

Par cette action, le salarié dispose d’une protection contre le licenciement, à condition que l’initiative soit confirmée par une organisation syndicale. En conséquence, l’employeur est dans l’obligation d’organiser la procédure électorale dans un délai d’un mois dès lors qu’il en reçoit la demande. 

La mise en place d’un comité social et économique nécessite de respecter certaines règles. Pour rappel, les membres du CSE se doivent de :

• Représenter les salariés
• Présenter les réclamations des salariés à l’employeur
• Faire respecter les articles du droit du travail
• Être les interlocuteurs de l’inspecteur du travail

Le règlement intérieur du CSE

Lorsque l’entreprise atteint un effectif supérieur à 50 salariés, la loi dispose que la rédaction d’un règlement intérieur est obligatoire. En cas d’absence de règlement intérieur, aucune sanction n’est prévue. En revanche, cette situation altère la qualité de l’organisation au sein de l’entreprise.

Dans les entreprises dont l’effectif est inférieur à 50 salariés, la rédaction d’un règlement intérieur est facultative. Néanmoins, l’entreprise peut choisir de le rédiger volontairement, sans être contraint par la loi.

La rédaction de ce document est vivement conseillée puisqu’il sert à déterminer à l’avance les règles qui vont régir la vie du comité : la composition syndicale, les règles relatives à l’adoption du procès-verbal, la gestion administrative, la répartition des missions et des heures de délégation de chacun des membres etc.

L’idéal est d’adopter le règlement intérieur en début de mandature. Cependant, il est possible de le soumettre au vote du comité, en cours de mandat.

Le comité social et économique est financé par l’employeur. Le montant des subventions varie selon l’effectif de l’entreprise :

• La subvention est fixée à 0,20% de la masse salariale brute pour les entreprises de plus de 50 salariés et moins de 2000. 
• La subvention est fixée à 0,22% de la masse salariale brute pour les entreprises de 2000 salariés ou plus.
  

Le CSE dispose aussi d’un budget d’activités sociales et culturelles, défini par un accord d’entreprise. En revanche, dans les entreprises de moins de 50 collaborateurs, le CSE n’a pas de budget. Notons qu’en cas d’excédent sur le budget annuel consacré aux ASC, le CSE a la possibilité de le transférer à des associations, dans la limite de 10% d’excédent.

Cela dit, le comité social et économique peut aussi être financé par d’autres moyens. Par exemple, par des dons et legs, des revenus immobiliers et fonciers, des recettes issues des manifestations qu’il coordonne, ou des cotisations facultatives du personnel de l’entreprise.

Le comité social et économique (CSE) est mis en place à l’issue d’une élection. Comme toute élection, elle doit être encadrée par un protocole préélectoral. Avant de vous lancer tête baissée dans l’aventure, voici un modèle de calendrier de la mise en place d’un CSE.

Définir la composition du CSE ✋

Tout d’abord, il convient de déterminer le nombre de membres à élire au CSE. En règle générale, le comité social et économique se compose du dirigeant d’entreprise, assisté de trois personnes maximum et d’une délégation du personnel. Cette délégation se compose d’un nombre de titulaires et de suppléants.

Selon l’article R. 2316-1 du Code du travail, le nombre de membres qui composent le CSE central ne peut pas dépasser 25 titulaires et 25 suppléants. Néanmoins, il est possible de dépasser cet effectif grâce à un accord conclu entre l’employeur et l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Le choix du nombre de membres du CSE est défini en fonction du nombre de salariés de l’entreprise. Ce nombre peut aussi être fixé par l’accord préélectoral, selon l’article L.2314-7 du Code du travail. À défaut, les modalités de calcul sont définies dans l’article R.2314-1 du Code du travail. 

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Pour en savoir plus sur le nombre de membres à élire au CSE, se reporter aux précisions qui figurent dans cet article : Élections CSE.

Dépôt de candidature : qui peut être candidat ?

Les salariés âgés de 18 ans ou plus, travaillant dans l’entreprise depuis au moins 1 an peuvent se présenter aux élections du CSE. À l’exception des conjoints, partenaires d’un PACS, concubins, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l’employeur. 

Cependant, sachez que les salariés travaillant à temps partiel dans plusieurs entreprises sont éligibles uniquement dans une seule de ces entreprises.

Informer sur l’organisation des élections 📣

Une fois que le cadre général du CSE a été fixé, il convient d’informer les organisations syndicales et les salariés des élections. Les salariés doivent être informés de l’organisation des élections au CSE “par tout moyen permettant de conférer date certaine à cette information”. (article L.2314-4)

Les modalités d’information recommandées pour les salariés

L’information peut être donnée par e-mail ou affichage. La note d’information diffusée doit préciser la date envisagée pour le premier tour des élections. Pour rappel, le premier tour doit se tenir au plus tard le 90ème jour suivant la diffusion de l'information. 

Nous vous conseillons de mentionner le nombre de représentants du personnel à élire. Il convient aussi d’informer les salariés sur le fait que l’employeur invite les organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral.

Les modalités d’information recommandées pour les organisations syndicales

L’information peut être donnée par courrier ou affichage. Les organisations syndicales doivent être informées au minimum 2 mois avant l’expiration du mandat des délégués du personnel ou de la mise en place des élections. Les syndicats doivent être invités à une réunion de négociation du protocole d’accord préélectoral (PAP) et informés de la possibilité d’établir leur liste de candidats.

Si aucun syndicat ne se présente à la réunion ou qu’aucun accord n’est trouvé, l’employeur doit fixer lui-même les modalités d’organisation et de déroulement des élections. Pour cela, il établit un protocole d’élections.

Réaliser les élections du CSE 📨

Les listes de candidatures ont été déposées, il faut maintenant passer au vote des salariés ! Pour organiser le vote et ses modalités pratiques, il faut mettre en place un bureau de vote par collège électoral. Celui-ci sera responsable de la régularité des opérations électorales, du dépouillement et de la proclamation des résultats.

Les modalités pratiques du vote sont définies par le PAP ou l’employeur. Voici les différents moyens de vote :

• Vote à bulletins secrets sous enveloppe
• Vote par correspondance

Dans ce cas, l’employeur est tenu d’envoyer le matériel de vote aux salariés qui ont exprimé ce souhait à la direction, puis de récupérer les votes.

• Vote électronique

Dans ce cas, l’employeur peut confier à un prestataire la mise place du système de vote électronique. Le système retenu doit garantir la confidentialité des données des salariés.

Qui peut voter ?

Tous les salariés âgés de 16 ans révolus, travaillant depuis 3 mois au moins dans l’entreprise peuvent voter, quelle que soit leur nationalité. Toutefois, l’inspecteur du travail peut autoriser une dérogation aux conditions d’éligibilité pour être électeur. La dérogation peut être mise en place après avoir consulté les organisations syndicales représentatives de l’entreprise.

Réaliser le dépouillement et l'attribution des scrutins 🔎

Dans un premier temps, le bureau de vote procède au dépouillement. Les votes blancs et nuls ne sont pas comptabilisés. Ensuite, le bureau de vote attribue les sièges, entre les candidats d’une même liste selon l’ordre de présentation des candidats, ou entre les listes selon la règle de représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

Une élection à 2 tours : dans quel cas ?

Le 1er tour est réservé uniquement aux listes de candidats déposées par les organisations syndicales (monopole syndical). Les candidatures non syndicales passent lors d’un éventuel 2nd tour qui est organisé lorsque :

• Tous les sièges n’ont pas été pourvus
• Le quorum n’a pas été atteint lors du 1er tour
• Aucune liste syndicale n’a été déposée lors du 1er tour

Égalité des votes : comment faire ?

Lorsque deux candidats se retrouvent à égalité, le critère de l’âge vient les départager. Le poste est offert au candidat le plus âgé. Toutefois, d’autres critères peuvent être pris en compte. Le CSE doit en décider avant la mise en place des élections des candidats à l’un des postes du bureau du comité social et économique. Il est possible de :

• Organiser un second tour pour départager les candidats
• Prendre en compte le nombre de voix obtenue lors de l’élection au CSE
• Trouver un accord amiable afin de répartir les postes au sein du bureau
  

Par exemple, le CSE est amené à travailler sur des questions de santé, de conditions de travail et de sécurité. La création d’un binôme secrétaire/secrétaire adjoint est parfois utile afin de se départager certaines tâches.

Mettre en place les réunions du CSE 📆

L’employeur doit prendre l’initiative de convoquer les élus à une première réunion CSE. Cette réunion est une première entrée en matière qui permet d’échanger et d’acter certains points relatifs au fonctionnement du CSE. La deuxième réunion est souvent axée sur l’organisation des formations légales ainsi que sur la mise en place du règlement intérieur.

Ensuite, plusieurs réunions s’organisent. Le nombre de réunions du comité social et économique est déterminé par un accord collectif. En général, 6 réunions par année minimum sont à prévoir. Mais à défaut d’accord, le nombre de réunions est établi en fonction de l’effectif de l’entreprise :

• Pour les entreprises de plus de 50 salariés, le CSE organise une réunion une fois par mois au minimum.
• Pour les entreprises dont l’effectif est compris entre 50 et 300, le CSE organise une réunion tous les deux mois au minimum.
• Pour les entreprises de 300 salariés et plus, le CSE doit organiser une réunion minimum par mois.

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Comment se déroulent-elles ?

L’employeur a pour mission de convoquer les membres titulaires aux réunions du comité social et économique. Il doit leur conférer un local afin d’effectuer les réunions dans un cadre légal. Si les membres titulaires sont absents, ce sont les membres suppléants qui assistent aux réunions.

Dans certains cas, certains acteurs externes à l’entreprise peuvent participer aux réunions. Par exemple, pour les réunions qui concernent la santé, la sécurité et les conditions de travail, la présence du médecin du travail est obligatoire, ainsi que celle du responsable interne du service de sécurité.

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, l'ordre du jour de la réunion est fixé par le président et la secrétaire du CSE. Dans celles de moins de 50 salariés, il n’y a pas d’ordre du jour, sauf circonstances exceptionnelles.

Les réunions du CSE sont animées par l’employeur ou son représentant. Celui-ci ouvre la séance afin d’aborder les points inscrits à l’ordre du jour (lorsqu’il y en a un). Notons qu’il est possible d’organiser les réunions par visioconférence. Cet évènement doit être autorisé par un accord entre l'employeur et les membres élus de la délégation du CSE.

Formations obligatoires des membres du CSE 👨🏫

Suivant les élections, les membres titulaires élus pour la première fois suivent un stage d’une durée de 5 jours maximum. Cette formation économique offre à chaque élu CSE une vision sur l’étendue de ses obligations et prérogatives. Elle est entièrement financée par le comité social et économique.

Ensuite, quelle que soit la taille de l’entreprise, les membres du CSE, titulaires et suppléants sont dans l’obligation de faire une formation santé, sécurité et conditions de travail. Cette formation leur permet d’acquérir un grand nombre de compétences, comme évaluer les risques professionnels, pouvoir analyser les conditions de travail et les améliorer.

La durée de cette formation dépend de l’effectif de l’entreprise :

• Entreprise dont l’effectif est inférieur à 300 salariés : durée minimale de 3 jours.
• Entreprise dont l’effectif est supérieur à 300 salariés : durée minimale de 5 jours.

La durée du mandat des membres du comité social et économique dure 4 ans. Cette durée peut cependant être réduite par accord collectif à 2 ou 3 ans. L’employeur doit donc organiser les élections au CSE avant chaque fin de mandat. 

Notons que le processus d'élection s’étale souvent sur une période comprise entre 2 ou 3 mois. Il est donc impératif de planifier les élections à l’avance si vous êtes concernés !

Sous les ordonnances Macron, une limitation du nombre de mandats est prévue avec un maximum de 3 mandats successifs. En revanche, cette limitation ne s’applique pas pour les entreprises de moins de 50 salariés et dans les entreprises dont l’effectif est compris entre 50 et 300, si le protocole d’accord préélectoral en dispose autrement.

Pour en savoir plus, référez-vous au guide PDF de mise en place CSE des ministères sociaux.